Ya se ha escrito demasiado en distintos blogs de capacitación en ventas sobre la administración del tiempo que apenas tendrían tiempo para leerlos. Existen numerosos programas para administrar el tiempo, procesos y herramientas, e incluso con toda esta ayuda, todavía no puedes administrar tu tiempo no importa que tanto lo intentes.
Existen 24 horas en un día, 86.400 segundos, segundo por segundo mientras lees esto. No puedes guardar estos segundos o almacenarlos; ¡Cuando se han ido, se han ido! Nunca serán recuperados. Nunca reciclados o reutilizados, y aunque no puedas administrar el tiempo, puedes administrar tus actividades, lo que haces en el tiempo que tienes, y esa será tu herramienta más efectiva para aprovechar al máximo tu tiempo.
Para ser un administrador de tiempo realmente bueno, simplemente necesitas un proceso para administrar tus actividades con éxito y para administrar tus actividades, sólo necesitas saber dos cosas: ¿Qué hacer primero? Y ¿Qué hacer a continuación?
• Paso 1: Para identificar qué hacer, tomar un trozo de papel y haz una tabla de tres columnas diarias o semanales para hacer la lista. Etiqueta una columna "Debes hacer", la siguiente columna "Deberías hacer", y la tercera columna "Detente".
• Paso 2: En la columna "Debes hacer", enumera todas las cosas que son imprescindibles, tareas que deben ser completadas, tareas que están directamente vinculadas a tus metas y responsabilidades.
• Paso 3: Revisa la lista "Debes hacer"; Prioriza las tareas en términos de importancia y dificultad. Es imperativo hacer lo más difícil primero.
• Paso 4: A continuación, planea cuidadosamente y asigna a cada tarea una cantidad de tiempo para completarlo.
• Paso 5: En la columna "Deberías hacer", enlista todas las tareas que te gustaría hacer porque son importantes, aunque no esenciales.
• Paso 6: En la columna "Detente", enumera aquellas tareas que tiendes a usar/matar el tiempo que no son productivos.
La lista "Detener" es un recordatorio diario y semanal de las actividades que debes dejar de hacer que se están interponiendo en tu camino. Siempre debe haber elementos en la lista "Detener". Así que comienza con la lista de "Debes hacer" y comienza con la prioridad más alta y el elemento más difícil, o el elemento que menos te gusta hacer, y hazlo ¡AHORA! Hoy, sin excepción. Cuando el tiempo para esa actividad se cumple, ¡DETENTE! Y pasa a la siguiente tarea. Si continúas trabajando pasado el límite de tiempo predeterminado, estás robando valioso tiempo de la siguiente tarea importante que "Debes hacer".
Si ese proyecto no se cumple debido a la falta de tiempo, pronto estarás en deuda con innumerables horas de tiempo a las que nunca llegarás. Cuando completes las tareas que "Debes hacer", puedes pasar a las tareas que "Deberías hacer", pero no hasta que las tareas que "Debes hacer" estén completos. A medida que pasa el tiempo, algunas de las tareas que "Deberías hacer" se transferirán a la lista de "Debes hacer".
La mayoría de las personas tienen problemas para sacar el máximo provecho de su tiempo porque no sólo no dan prioridad a sus listas "Debes hacer" y "Deberías hacer", sino que en realidad tienen demasiadas cosas en su lista para empezar que no son "deberías hacer” O "debes hacer" ... tal vez el “Detente” será tan importante para ti como el “Debes hacer!” "Ralph Waldo Emerson escribió:" Termina cada día y siéntete satisfecho con ello, mañana será un nuevo día."