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MNG Sinergia Comercial | México, D.F.
 

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¿Cómo saber cuándo delegar? 

¡Ping! Algo llama tu atención. ¿Es un correo electrónico? ¿Un tweet? ¿Un WhatsApp? ¿Un recordatorio de tu teléfono? ¿Una invitación de calendario? ¡Ping! ¿Una más? ¡Ping! Otro. O tal vez es una alerta luminosa, un recuerdo de actualización de tus aplicaciones o un video de YouTube o Facebook. Y si tienes un reloj “inteligente” la sensación se incrementa pues tu brazo vibra con cada nueva entrada.
¡Rápido, responde ya! Dice el diablo en tu hombro digital: tu remitente recibirá una respuesta rápida y serás recompensado con una descarga de dopamina. ¡Pero espera! El ángel en el otro hombro está implorando que te enfoques en lo que es importante, en la tarea que estás llevando a cabo. Un poco desconcertado te repones, te centras nuevamente: ¿en qué estaba trabajando? ¿Qué era más importante que lo que acaba de llegar? Ahora es difícil de recordar. ¿Te ha pasado esto?
A veces siento que no tengo espacio para más distracciones, me siento estresado pues estoy sacrificando mi balance y no logro avanzar en mis metas personales. Entonces, me tomo un momento para respirar y centrarme en lo que más importa y me recuerdo que no tengo que necesariamente responder a todo inmediatamente, ni tengo que hacerlo todo yo.
El "ángel" de nuestras tareas, proyectos, mensajes o posts es el diablo de otra persona, y viceversa. Eso significa que hay alguien más que se verá afectado por el diablo de todas mis publicaciones. Necesitamos entonces aprender a delegar. Incluso mejor de lo que lo haces ahora. Incluso si crees que en cierta medida ya delegas efectivamente, apuesto a que, ya sea en el hogar o en el trabajo, tienes espacio para una eficiencia aún mayor y la tranquilidad resultante. Todos tenemos un talón de Aquiles, ya sea algo tan mundano como llevar tu ropa a la lavandería o tan importante como el reporte mensual de ventas.
Muchos de nosotros conocemos vagamente los beneficios y los objetivos de la delegación: crear un grupo de soporte que puedan compartir la carga de trabajo para que tú puedas maximizar tu productividad, haciendo el trabajo que solo tú puedes hacer. Sin embargo, en la realidad, acumulamos una variedad de temores: “solo yo puedo hacerlo bien”, “cuesta mucho tiempo enseñar así que, mejor lo hago yo”, “quiero que salga perfecto”, “toma más tiempo asignarlo que hacerlo rápidamente”, “esto es algo que nadie quiere hacer”, “un error costaría demasiado”, “¿podría confiar en él o ella?” y así sucesivamente.
Tenía y aún conservo algunas de estas creencias. Es mi perfeccionismo, el que me habla y me lleva a una ruta hacia el agotamiento, donde he estado muchas en el pasado. Incluso aun a veces me digo "¡Creo que no puedo delegar esto!" Y vuelvo a caer. Aunque reconozco que este tipo de creencias limitan mi desarrollo y el de mi negocio.
Aprender a delegar puede multiplicar tus resultados tanto en la vida profesional como en la vida personal y familiar. La delegación es lo que ha ayudado a algunos de mis clientes a triplicar sus ventas, y la delegación es lo que ha ayudado a muchos a tener un mejor balance entre su vida laboral y su vida personal o familiar.
Contratar más ayuda, aunque impacta a los presupuestos, ayudada mucho; el retorno es el crear un equipo en el que sé que puedo confiar y con el que se puede ser más productivo.

 

6 categorías de cosas a delegar

Con algunas excepciones, en la medida de lo posible, todo debería delegarse. Lleva a cabo una revisión de las 6 Categorías de Cosas para determinar qué tareas se pueden delegar:


1. Cosas Simples: Tareas que son tan fáciles de manejar poco trascendentes, pero que al final del día, suman. No son importantes o urgentes, y aunque solo tomen algunos minutos terminan afectando la concentración en el trabajo más importante y estratégico. Por ejemplo, inscribirse en una conferencia o evento, agregarlo a su calendario, reservar el hotel y avión, cada una de estas cosas puede no tomar mucho tiempo, pero en conjunto, todas suman.

2. Cosas Rutinarias: Las tareas repetitivas probablemente no representan el mejor uso de tu tiempo. Las tareas rutinarias pueden (y deben) ser manejadas por cualquier persona que no seas tú. Por ejemplo, ingresar manualmente una lista de 100 prospectos en una hoja de Excel y la clasificación de tareas con colores, o la actualización de indicadores (o KPI s) en tus presentaciones.


3. Cosas Complejas: Tareas que, aunque pueden ser importantes e incluso algo complejas, requieren mucho tiempo y no requieren que realices el 80% inicial de la preparación. Puedes fácilmente tomarla cuando alguien más ya ha hecho el 80% de la tarea y después aprobar, corregir, supervisar y / o determinar los pasos a seguir.


4. Cosas que se pueden enseñar: Tareas que, aunque al principio parecían complicadas y posiblemente comprendían varias sub tareas más pequeñas, pueden traducirse a un procedimiento y transmitirse y tú continúas supervisando la calidad y la eficiencia. Por ejemplo, enseñar a uno de tus colaboradores cómo redactar e integrar la presentación para la reunión mensual de ventas, e incluso cómo ser él o ella quien entregue esas actualizaciones al equipo.

 

5. Cosas que no son tu fortaleza: Tareas que representan un área de oportunidad en términos de tus habilidades. Cosas que te toma más tiempo hacer que a otras personas hábiles esta área... Por ejemplo, el diseño visual de esas diapositivas de PowerPoint para tu reunión mensual, o incluso la contratación de un coach profesional como orador para tu próxima convención de ventas.


6. Cosas con una Fecha Límite: Tareas que tienen un tiempo límite y que están en conflicto con otras prioridades; es decir, no hay suficiente tiempo para hacerlas todas, por lo que se requiere delegar una tarea importante y urgente para que se realice al mismo tiempo que otros proyectos. Por ejemplo, tener que atender un asunto importante imprevisto con un cliente antes de que se vuelva algo urgente y afecte la operación regular del negocio, al mismo tiempo que tenía que asistir a una conferencia fuera del país.
Uno de los principales diferenciadores para determinar qué delegar es verificar frecuentemente (inclusive diariamente) lo que hay en tu lista de pendientes y preguntarte: ¿Qué es lo que puedo hacer yo y solo yo? Y ¿Cómo puedo delegar lo demás?


Tu tarea: En el transcurso de las próximas dos semanas, anota las tareas que corresponden a las 6 Categorías de Cosas a Delegar (hazlo esto en una hoja de papel o en un archivo electrónico con columnas para las diferentes categorías vida personal y trabajo).
Si no estás seguro de, a quién delegar, o incluso cómo delegar, empieza identificando el qué. Luego observa cómo tu mente (y el ángel en su hombro del trabajo) comienzan a crear soluciones mágicas para incrementar tu habilidad para delegar.
¡Buena semana de Ventas!

 

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